La seguente sezione delinea le regole, che sono obbligatorie per tutti i club che raccolgono qualsiasi tipo di onere o fondi, a prescindere dalla loro fonte o dalla frequenza di raccolta. Le regole non si applicano ai club aziendali, i quali dovrebbero seguire le politiche delle loro società in termini di finanze.

 

Definizioni

 

"Sito del Club"  è definito come la presenza del club online, che può essere un sito web, una pagina o gruppo di social media, un forum, ecc.

"Approvazione da parte dei membri" si usa quando si votano le procedure delineate nella sezione Democrazia del Club. Tutte le proposte soggette al voto devono includere:

• Lo scopo esatto dell'operazione
• Gli importi minimi e massimi concessi
• Il periodo di tempo minimo e massimo per l’esecuzione dalla data di approvazione, laddove il tempo massimo non può superare un anno.

"Costi Operativi"  sono quei costi inevitabili per l’attività regolare del club, e includono:

• Affitto del locale per la durata della riunione.
• Affitto dell’attrezzatura usata durante la riunione: computer, microfoni, proiettori, ecc.
• Costi di manutenzione e riparazione dell’attrezzatura esistente.
• Costi di allestimento e post-riunione (preparazione, pulizia, ecc)
• Cancelleria e materiale di consumo (carta, penne, fotocopie, inchiostro o toner per stampare moduli di valutazione, ecc)
• Carta intestata (biglietti da visita, tesserini, pacchetti di benvenuto, spillette, banner, ecc)
• Costi finanziari come oneri su bonifici, oneri di manutenzione del conto, tasse, ecc.
• Costi derivanti dagli obblighi legali locali di un club (assicurazioni, registrazione legale, contabilità legale, ecc.)

Esempi di costi non operativi:

• Acquisti permanenti di attrezzature
• Costi per organizzare eventi speciali, feste, o seminari.
• Costi per invitare oratori o formatori a pagamento.
• Sostegno per inviare il vincitore di una competizione del club ad una competizione a distanza.

"Eventi correlati con Agora" sono quegli eventi organizzati o co-sponsorizzati da uno o più club Agora e che sono in linea con tutti i Principi Fondamentali, (specialmente quello sulla Neutralità), e che hanno lo scopo di promuovere la missione o gli obiettivi di Agora. Alcuni esempi di tali eventi sono:

• Comunicazione Pubblica, Dibattito e altri contenuti simili
• Convegni Agora a livelli diversi
• Eventi a porte aperte per la promozione di club Agora
• Riunioni dimostrative per futuri club.
• Corsi, seminari, sessioni di formazione, ecc.
• Progetti validi per la comunità del Club.
• Partecipazione a fiere, mostre o altri eventi simili di terze parti, in cui la presenza del club è appropriata per scopi di crescita di marketing e fidelizzazione.

Per esempi di tipi di eventi in cui la partecipazione del club non sarebbe permessa, si prega di controllare il Principio di Neutralità.

"Eventi Agora Ufficiali" sono quegli eventi universalmente validi creati o definiti dalla Fondazione Agora Speakers International. Attualmente, ci sono due tipi di tali eventi:

• Tutte le competizioni che seguono le regolamentazioni base.
• Convegni Agora su tutti i livelli geografici.

 

Norme Finanziarie

 

Libertà Finanziaria

FF01. I club possono decidere di addebitare un importo che considerano appropriato; con qualsiasi frequenza ritengano necessaria, e possono ricevere fondi da terze parti, a patto che siano osservate tutte le norme seguenti.

FF02. L’importo e la periodicità degli oneri del club raccolti dai membri devono essere pubblicamente visibili su tutti i siti del club. Accedere a tale informazioni non può richiedere la compilazione di alcun modulo né fornire alcuna informazione personale.

FF03. Gli oneri del club raccolti dai membri non possono essere discriminatori: tutti i membri devono pagare gli stessi oneri. Sono concesse le seguenti eccezioni:

• A persone appartenenti a collettività a basso reddito o di minoranza può essere offerto uno sconto o l’adesione gratuita. Es.: studenti, pensionati, disoccupati, minoranze etniche, rifugiati, ecc. Ci riserviamo il diritto di esaminare queste situazioni e chiedere loro di essere rimossi se sentiamo che un club stia abusando di questa definizione e trasformandola in un onere di adesione discriminatorio (es.: un club che definisce ‘maschi bianchi’ come una ‘collettività di minoranza’)
   
• Per club che operano in una lingua che non sia quella ufficiale del paese (es.: un Club in Lingua Inglese che opera in spagnolo), agli oratori nativi di quella lingua può essere offerto uno sconto o l’adesione gratuita
  .
• A tutti i professionisti nelle aree della comunicazione pubblica e leadership può essere offerto uno sconto o l’adesione gratuita, se essi effettuano regolarmente valutazioni, seminari o tutoraggio durante le riunioni del club.

FF04. Agli ospiti o altri membri di Agora non può essere addebitato un onere per visitare il club durante le sessioni ordinarie. Durante le sessioni non ordinarie, come ad esempio eventi speciali, riunioni con oratori ospiti invitati, seminari, ecc., può essere addebitato un onere una tantum, preventivamente annunciato, per la partecipazione. Questo onere una tantum deve essere annunciato nello stesso momento in cui si annuncia la riunione non ordinaria.

FF05.I club non possono accettare donazioni anonime, o donazioni di terzi, la cui ideologia o azioni vanno contro gli ideali, i principi, la missione e gli obiettivi di Agora Speakers International.

 

Uso Valido dei Fondi

 

VU01. I fondi del club non possono essere usati per il profitto o il beneficio personale di un membro. L’utilizzo di fondi deve sempre rispettare i requisiti legali locali per il no profit. In caso di conflitto tra la normativa locale e queste regole, si applicherà quella più restrittiva.

VU02. Tutti i beni o servizi acquistati dal club devono essere per l’attività del club stesso, o per eventi correlati con Agora, come programmi, convegni, ecc. I club non possono usare fondi per alcuna operazione il cui unico scopo sia quello di incrementare i fondi del club. Nella fattispecie, i club non possono impegnarsi in attività d’investimento di alcun tipo, inclusi titoli, materie prime, valuta estera, contratti a termine, contratti di opzione e immobiliari, a prescindere se siano quotati in borsa o meno.

VU03. Tutte le risorse che i club acquisiscono devono essere usate esclusivamente dai membri del club, dai rappresentanti locali di Agora, o dagli ospiti di una riunione, per attività del club o relative ad Agora in linea con la missione e lo scopo di Agora. Tale uso di risorse acquisite non può essere soggetto ad oneri aggiuntivi.

VU04. Allo scioglimento di un club, tutti gli oneri rimanenti devono essere donati ad un ente di beneficienza legalmente riconosciuto, approvato dai membri con una maggioranza semplice. Se non si può raggiungere un accordo, in quel caso i fondi saranno donati alla Agora Speakers International.

VU05. I club non possono assumere impiegati.

VU06. I club non possono tenere strumenti d’investimento di alcun tipo, e non possono contrarre debiti.

VU07. Tutti i conti usati dal club devono essere aperti in banche autorizzate che operano localmente nel territorio in cui il club è registrato e devono essere denominati in una delle valute ufficiali del paese

 

Monitoraggio dell'Utilizzo

 

OV01. I club che raccolgono fondi o oneri devono avere un responsabile Tesoriere, che non sia il Presidente.

OV02. Il club deve tenere libri contabili aggiornati pubblicati su tutti i siti del club e deve fornire un resoconto pienamente dettagliato alla Fondazione ogni anno. Queste informazioni devono essere a disposizione di tutti i membri Agora nel mondo. Questi libri contabili possono essere qualcosa di semplice, come un file Excel che riporta in dettaglio introiti e spese, oppure qualcosa di complesso come un completo resoconto contabile, ma in ogni caso, deve essere totalmente chiaro su come nello specifico vengono usati gli oneri di adesione. Oltre ad un formato aggregato, le spese del club devono essere altresì disponibili in un formato dettagliato non aggregato. Il formato dettagliato deve includere, per ciascuna transazione, almeno quanto segue:

• Data,
• L'importo speso o ricevuto,
• Fonte (per oneri o donazioni) o fornitore (per acquisti di beni e servizi).
• Scopo o motivo della transazione (Per acquisti di beni o servizi, le specifiche del prodotto o del servizio acquistato)

OV03. I club non possono accumulare fondi che superino il costo equivalente di 2 anni di costi operativi, a meno che non autorizzati da una maggioranza dei membri, e solo per scopi specifici, contabilizzati. Questa autorizzazione deve essere rinnovata ogni anno. 

OV04. Ogni utilizzo di più di 1/3 dei fondi del club (prendendo come importo di base i fondi disponibili all’inizio dell’Anno Fiscale) per scopi non operativi, richiederà l’approvazione da parte dei membri, a prescindere se questo 1/3 è raggiunto con una singola transazione o cumulativamente. Più nello specifico, ogni transazione, il cui importo, aggiunto all’importo delle spese non operative dall’inizio dell’Anno Fiscale, supera 1/3 dei fondi iniziali del club, deve ottenere un’approvazione da parte dei membri, a meno che quella transazione non sia parte di una proposta contabilizzata precedentemente approvata, e l’importo della transazione non rientri nell’entità approvata.

Alcuni esempi.

• Un club inizia l’Anno Fiscale con €1000 (1/3 = €333). Il presidente vuole acquistare un proiettore per €400 > €333, per cui l’acquisto deve essere approvato dai membri. Dopo aver ottenuto l’approvazione, il presidente vuole acquistare un microfono per €15. Dal momento che il costo cumulativo degli acquisti è €400+€15 > €333, anche questa transazione deve essere approvata. In realtà, la norma intende che, dopo aver speso 1/3 di tutti i fondi del club, ogni singola spesa non operativa debba essere approvata
  .
• Un club inizia l’Anno Fiscale con €1000 (1/3 = €333). Il presidente acquista 10 microfoni per €30 l’uno (costo cumulativo: €300). Un po’ più tardi, vuole acquistare un leggio per €50. Questa transazione deve essere approvata dai membri, dato che il costo cumulativo del leggio e dei precedenti acquisti sarebbe €350, che supera la norma del 1/3
  .
• Un club inizia l’Anno Finanziario con €1000 (1/3 = €333). Il presidente presenta e ottiene l’approvazione di un piano per organizzare una competizione con un budget di €600. Egli procede all’acquisto di un proiettore per €400 e 10 microfoni per €10 – un totale di €500. Nessuna di queste transazioni richiede l’approvazione. Poi egli vuole acquistare una serie di libri, valutati a €50, per il club. Questa transazione deve essere approvata, dato che il costo cumulativo totale è €550 (> €333), e questa transazione non è relativa alla competizione
  .
• Un club inizia l’Anno Fiscale con €1000 (1/3 = €333). Il presidente presenta e ottiene l’approvazione di un piano per organizzare una competizione con un budget di €600. Egli procede all’acquisto di un proiettore per €400 e vuole comprare 10 microfoni per €25. Comprare i microfoni porterebbe a costi non operativi totali di €650 – sopra al budget precedentemente approvato – per cui i membri devono approvare quella transazione.

OV05. Qualsiasi approvazione di spesa o finanziaria che i membri del club potrebbero dare, dura almeno un anno. Quando l’anno finisce, è necessaria un’altra votazione per prolungare l’approvazione all’anno successivo.

 

Finanziare Eventi correlati con Agora

Uno dei pilastri fondamentali del sistema di Agora è la serie ufficiale di eventi inter-club Agora, come competizioni, convegni, ecc., nonché altri eventi collettivi organizzati da più club (come raduni di amici, gare non ufficiali, ecc.). Queste attività di solito richiederanno un certo grado di finanziamento anticipato, per poter essere realizzate con successo.

AE01. Tutti gli eventi correlati con Agora (ufficiali o meno) devono essere prevalentemente auto-finanziati tramite biglietti o vendite di beni, sponsorizzazione, sovvenzioni, e altri.

AE02. Il 10% dei proventi lordi di tutti gli eventi (ufficiali o meno) andrà alla Fondazione Agora Speakers International

AE03. Il costo di un evento Agora ufficiale che richieda un certo importo di pre-finanziamento, sarà sostenuto da tutti i singoli membri nell’area geografica interessata, con il limite dell’intero paese per eventi di livello internazionale, come i Convegni. Tutti i membri nella regione corrispondente contribuiranno, in aggiunta a qualsiasi altro onere che pagheranno, ad una parte proporzionale di tali spese. Questa parte proporzionale sarà il risultato della divisione del finanziamento richiesto per il numero dei singoli membri della regione, e sarà lo stesso per tutti i membri, a prescindere dal numero di club a cui essi appartengono. Ogni club è libero di decidere se prenderà questo contributo richiesto dai propri fondi, o se lo passerà ai membri, o una combinazione di quanto sopra.

AE04. Ogni profitto o perdita derivante dall’evento saranno ridistribuiti ai club, in una quantità proporzionale al numero di membri del club. I club hanno la facoltà di rimborsare quel denaro ai loro membri, fino all’importo che questi dovevano pagare per AE03. La decisione di rimborsare o meno parte dei profitti è lasciata al Comitato Esecutivo di ciascun club. La porzione dei fondi non rimborsati ai membri andrà a far parte dei fondi del club.

AE05. Gli organizzatori di eventi devono riportare tutte le operazioni contabili che riguardano l’organizzazione dell’evento alla Sede Generale di Agora Speakers International, man mano che accadono, con il livello di dettagli indicato in OV02, e usare gli strumenti contabili che la sede generale fornirà.

 

 

Sponsorizzazione di Partecipanti al Convegno

 

CP01. Solo le partecipazioni ad eventi Agora ufficiali strettamente a livello cittadino hanno diritto alla sponsorizzazione.

CP02. I club in una particolare area geografica (ad un livello nazionale, compreso) possono scegliere di sponsorizzare le spese dei seguenti partecipanti ad un convegno.

• Concorrenti di competizioni.
• Un rappresentante di club non concorrente con potere di voto, approvato dal Comitato Esecutivo del club.
• Persone che conducono direttamente corsi, sessioni di formazione, seminari all’evento idoneo.
  
  I club possono decidere di sponsorizzare un solo tipo di partecipazione, ma non altre.

CP03. La decisione di sponsorizzare deve essere approvata con una maggioranza assoluta dei Presidenti dei club, e la votazione deve essere effettuata come segue:

• Per i concorrenti: prima del primo turno della competizione (livello club)
• Per gli altri partecipanti, non più tardi di un mese dall’annuncio della data dell’evento.

CP04. Quanto segue costituisce gli usi validi dei fondi dei club, a meno che non esplicitamente vietati dalla normativa locale:

• Spese di viaggio andata e ritorno in classe economica con i mezzi di trasporto più idonei.
• Il costo del tipo di biglietto più completo per l’evento.
• Spese di alloggio per la durata dell’evento più 2 notti (permettendo l’arrivo un giorno prima e la partenza il giorno dopo che l’evento si è concluso)
• Ragionevoli spese quotidiane aggiuntive per i pasti e i trasporti

CP05. La sponsorizzazione può verificarsi solo dietro specifiche proposte di acquisto. Scambiare prodotti e servizi sponsorizzati con il denaro non è ammesso. I partecipanti sponsorizzati devono conservare le fatture di tutti i beni e servizi sponsorizzati e presentarle elettronicamente al Tesoriere del club al momento in cui le ricevono, e non più tardi di due settimane dopo l’acquisto.

 

Modifiche alle Norme

RC01. Queste norme possono cambiare di volta in volta. I club devono conformarsi alle nuove norme entro sei mesi dalla modifica.